Предприниматели в России годами ведут бизнес без нормального финансового учета, полагаясь только на интуицию. Сначала бизнес растет и приносит деньги, но спустя год-два проблемы накапливаются. Если вовремя не спохватиться, можно потерять много денег, пару квартир и заработать нервный тик.

Проверенный способ избежать апокалипсиса – перенимать чужой опыт. Мы помогаем наладить учет и консультируем собственников бизнеса. За 5 лет мы поняли, что все приходят примерно с одинаковыми проблемами, которые легко можно предотвратить. Это помогло нам сделать удобный сервис для управленческого учета. Наши клиенты из четырех сфер бизнеса рассказали, как вели учет до Финолога и что изменилось с его появлением, а мы записали.

История 1. Строительная компания: несколько юридических лиц

Игорь – владелец строительной компании. Она состоит из двух юридических лиц: ИП для платежей от клиентов и ООО для закупок на выгодных условиях с оплатой по безналу.

С точки зрения бухгалтерии закупочная компания живет отдельно от всего бизнеса и почти не приносит выручки, а бизнес выглядит как череда приходов и расходов на разрозненные юрлица без общей понятной картинки. Сначала Игоря это не особо напрягало, но бизнес немного развернулся и он понял, что бухгалтерского учета недостаточно и нужен управленческий.

Оказалось, что учетом заниматься некому – из сотрудников только бригада рабочих и бухгалтер на удаленке. Финансовый директор стоит дорого, поэтому Игорь решил разбираться сам.

Чтобы вести более-менее оперативный учет в экселе, нужно каждый день заходить в два разных банк-клиента и делать выгрузки. Два – потому что у ООО и ИП разные счета и разные банки. Выгрузки постоянно скачивались битые, приходилось сидеть и удалять лишние столбцы, а потом копировать в общую таблицу. Сначала Игорь заставлял себя делать это регулярно, потом раз в неделю, потом стало совсем не до этого, потому что нужно контролировать рабочих и искать новые проекты. Игорь случайно нашел Финолог и начал с пробного двухнедельного периода, чтобы понять, подойдет ему или нет.

Первой задачей было сэкономить время на выгрузках. В сервисе можно подключить интеграцию с банком и автоматизировать это.

Можно выбрать один из банков, зайти в банк-клиент и все заполнится автоматически.

Игорь заполнил реквизиты в личном кабинете, подтвердил интеграцию в банк-клиенте и сервис начал подтягивать новые операции по счетам. Информация обновляется раз в 15 минут, так что Игорю оставалось только раз в день заходить в сервис и привязывать каждый платеж к нужному проекту.

Вторая задача — собрать все операции по разным счетам во вменяемую общую картину бизнеса. В сервисе можно быстро собрать все финансовые потоки в одном месте, видеть дату, контрагента, сумму и общий итог.

Главная страница бизнеса в Финологе

Игорь остался доволен, сэкономил время и продолжил вести учет в сервисе.

История 2. Event агентство: кассовый разрыв одного проекта перекрывают авансом другого проекта

Агентство организовало два новогодних корпоратива подряд: скромный для небольшой компании и масштабный для крупного банка. Банк договорился с агентством на три месяца отсрочки платежа. Понятно, что денег на каждый корпоратив уйдет по-разному, а платить за кейтеринг, аренду и остальным подрядчикам нужно вперед. Запасов и привычки планировать расходы у агентства не было, поэтому с маленькой компании взяли стопроцентную предоплату и попытались ей перекрыть расходы на корпоратив банка.

Денег все равно не хватило, поэтому владелица агентства Марина достала свою кредитку с мыслью, что сейчас оплатит все, что нужно, а потом сядет и разберется. Правда, пришлось закинуть еще и наличные — так было выгоднее платить за аренду оборудования, потому что по безналу с НДС получалось в 1,5 раза дороже.

Когда после корпоративов Марина выдохнула и села все считать, выяснилось, что разобраться со всем этим нереально. Получится погасить долг на кредитке в беспроцентный период? Корпоративы вообще были прибыльными? Или например, чтобы сэкономить, проектор взяли на три дня за 500 000 . Оплатили по безналу — в пятницу использовали на корпоративе банка, в субботу у маленькой компании, а в воскресенье пересдали за нал знакомым на свадьбу. Выглядело неплохо, но потом возник вопрос: как это учитывать и не нарушили ли рентабельность, потому что взяли дорогой проектор?

Здесь пришлось учиться на ошибках. Мы показали Марине, как в сервисе можно создать два проекта и сразу отмечать какой расход к какому корпоративу относится. Потом они автоматически суммируются и считается рентабельность. В итоге нет путаницы и не нужно тратить время на ручной подсчет.

Проблему с планированием и нехваткой средств решает платежный календарь. Его можно вести каждый день по бизнесу в целом или отдельно по проектам. В календарь можно вписать плановые расходы — тогда Марина будет знать заранее, когда денежный поток уйдет в минус и на какой период.

Платежный календарь демо-бизнеса в сервисе Финолог

Можно быстро и главное заранее, посмотреть какие операции запланированы на конкретную дату. Планирование сведет к минимуму вероятность кассовых разрывов, не нужно будет платить личными деньгами владельца. Например, можно будет взять кредит и посчитать успеет ли компания вернуть деньги банку в беспроцентный период.

Запланированные операции в платежном календаре

Планирование помогло Марине сэкономить время и личные деньги. Сейчас она продолжает пользоваться сервисом и думает открывать второй бизнес.

История 3. Разработка: сотрудники из разных стран работают на проектах вместе, но оформлены в разных компаниях

Компания Алисы занимается разработкой. Фактически это одна компания, но юридически две разных, потому что часть программистов живет в России, часть в Беларуси. В одно юрлицо их оформить нельзя, поэтому сделали два юрлица в разных странах.

Чтобы заплатить зарплату программистам в Беларуси, нужно перевести деньги из российской компании, потому что клиенты платят на ее счета. Бухгалтерия российской части компании не может учесть это как зарплату, поэтому учитывает как обычный расход. В Беларусь приходит платеж, из которого программистам выплачивают зарплату, ее считает белорусская бухгалтерия.

Получается, у белорусской компании есть только приход, равный зарплате и ноль прибыли, а у русской есть только ежемесячный расход на эту сумму. При этом разработчики перемешаны: на одном проекте могут работать два русских и три белорусских разработчика, а на другом пять белорусских и русский проджект-менеджер.

С учетом всего этого Алисе нужно каждый раз считать рентабельность проекта. Но считать не получалось, потому что зарплата белорусских разработчиков – это просто один платеж на условных 2 000 000 в месяц с одной компании на другую. Считать вручную в экселе в теории можно, но на практике это превращалось в многочасовое мучение...

В сервисе это делать проще – можно оформить и отразить переводы между счетами, собрать все платежи и разбить зарплаты по проектам, независимо от страны нахождения сотрудника.

Месячная зарплата белорусских программистов, разбитая по проектам

Когда один разработчик занят в нескольких проектах, его зарплату можно разделить пропорционально этим проектам, или в зависимости от загруженности по времени на какие-то коэффициенты.

История 4. Рекламное агентство: смешивается бюджет на рекламу и оплату за работу

Агентство занимается интернет-продвижением нескольких крупных международных компаний. Это включает smm, работу с инфлюенсерами, спецпроекты в медиа и еще кучу всего. У каждой компании свои условия: кто-то оплачивает одну сумму раз в месяц, кто-то разбивает на несколько оплат, у кого-то отсрочка платежа на два месяца. Агентство ищет исполнителей, договаривается с блогерами, платит всем и занимается документацией.

Каждый фронт работ замыкает на себе целый отдел. Работу с медиа ведет редакция, инфлюенсеров – другой отдел, а smm – подрядчик на аутсорсе. У каждого отдела своя экономика, зарплаты и руководители. Все отделы вели учет в экселе и раз в месяц сводили итоговый отчет. В отчете было много красивых цифр и денег, но на счету денег не было, потому что было много дебиторки.

Финолог показывает все операции, дебиторку и кредиторку, запланированные расходы по проектам и в целом по компании. Дебиторка (дебиторская задолженность) – это когда клиент должен деньги агентству. Например, начали работу с клиентом в феврале, заплатили блогерам, сммщику, авторам за статьи о компании. Клиент сделал предоплату, а остальное заплатит через месяц. Если внести все операции в сервис, можно увидеть, что денежный поток в феврале отрицательный, потому что предоплата меньше, чем расходы на продвижение.

Операции за февраль в сервисе

Зато в марте придет остаток платежа от клиента, его тоже можно запланировать. Пока платеж не поступил на счет физически, он не будет отображаться в строке прихода.

Расходы нужно планировать хотя бы на месяц вперед. Идеальная ситуация – когда руководители разных отделов заранее прописывают все расходы по каждому проекту до его начала.

После того, как внесли все операции, владелец смотрит на общий денежный поток и думает, хватит ему денег на все с учетом постоплат или где-то будет кассовый разрыв.

Если вам было лень все это читать, объясняем коротко и по существу, чем сервис помогает владельцу:

1. Полная картина бизнеса, а не разбросанные по разным счетам операции.

2. Все финансовые потоки в одном месте, зарплаты разбиты по проектам, независимо от страны нахождения сотрудника.

3. В любой момент можно посмотреть на дебиторку и кредиторку.

4. Платежный календарь на год или несколько месяцев вперед, чтобы контролировать кассовые разрывы.

5. Когда можно вывести деньги из бизнеса, когда категорически нельзя, когда брать кредит и можно ли будет погасить кредит досрочно.