Как составить платежный календарь

Платежный календарь в бизнесе - это документ, который содержит информацию о планируемых и ожидаемых платежах компании на определенный период времени. Он включает в себя даты и суммы предполагаемых платежей, таких как оплата поставщикам, зарплата сотрудникам, налоги, аренда помещений и другие расходы. Платежный календарь помогает компании планировать свои финансы, управлять своими обязательствами и прогнозировать потоки денежных средств. Он также может использоваться для определения ликвидности компании и ее способности выполнять свои финансовые обязательства вовремя.

Платежный календарь — это полезный для предпринимателя инструмент, который помогает бороться с кассовыми разрывами.

Ниже простой вариант платежного календаря в экселе. Ведется он еженедельно и в нем сразу все.

Можете вести календарь на ежедневной основе, а также отдельно для проектов и отделов. И опять же: разделение на нал и безнал — необязательно. Это просто пример. Помните, мы про будущее до сих пор говорим? Поэтому в платежном календаре указываем плановые значения. Вы же заранее знаете цифры, исходя из актов, договоров, отсрочек. Вот и пишите суммы сюда под нужной датой.

С цифрами в календаре разобрались, теперь про процесс. В примере про поставку молока оплачиваем в 2 части. На первой неделе оставляем предоплату. Нам отгружают молоко и только после этого мы доплачиваем остальные деньги. При этом весь путь получения молока (предоплата — отгрузки — постоплата) займут 3 недели. Но только с помощью цифр нельзя показать процесс. А хотелось бы. Отметим эти 3 недели зеленым цветом. Теперь понятно, что это одна поставка молока.
Такая штука с цветом называется диаграмма Ганта. Помните: цвет = один процесс. Пробежимся и добавим цвет по каждой статье. Сравните пример ниже с первой таблицей. Стало ли проще визуально оценивать ситуацию?

Диаграмму Ганта можно строить не только по поставками. В нашем примере эксперт — технолог работает 3 недели по постоплате. Он начинает работать 13 августа, а показывает результат 27. После этого получает 100 000 рублей. Тот самый процесс, который мы и отметили.

Все просто:

1. Выбираем период (лучше делать по дням);
2. Платежи и поступления разбиваем на статьи. Платежи по кредиту или выдачу дивидендов тоже учитываем в календаре отдельной статьей;
3. Вносим плановые цифры;
4. Добавляем красок (диаграмма Ганта).

Считаем сальдо (приход – расход) и накопленный итог. Если накопленный итог покажет минус, значит в этом периоде случится кассовый разрыв.

Платежный календарь нужен в том числе, чтобы предвидеть кассовые разрывы. Главный инструмент предвидения в Финологе — это график денежного потока.

График строится с учетом будущих платежей. Вы планируете платежи и поступления, опираясь на сезонность, обязательства и какие-то другие соображения.

Это хорошо удается, если у вас есть повторяющиеся операции, если долгий цикл сделки, и можно планировать поступление денежных средств. Используйте для этого плановые и периодические операции.

Плановые также влияют на отчет движения денежных средств, если в отчете проставлена галочка «Учитывать плановые».

1. Добавьте в Финолог периодические операции

В этом случае Финолог будет автоматически дублировать их каждый месяц, квартал или год. Чтобы сделать операцию периодической, нажмите Повторять и задайте условия повторения.

2. Заносите все планируемые расходы и приходы

Операции, которые вы ставите на будущие даты, сохраняются как плановые. Для них автоматически устанавливается флаг «Плановая»:

Можно также нажать Учитывать в обязательствах с контрагентом, чтобы операция учитывалась как обязательство контрагента.

Если планируете расходы, то планируйте и приходы. Иначе будет все-время будет показываться разрыв, хотя его на самом деле может и не быть.

3. Подтверждайте или корректируйте операции

Когда наступает дата плановой операции, её необходимо подтвердить, нажав кнопку Принять. После этого операция будет считаться фактической.

Если у вас настроена интеграция с банком, Финолог подтверждает плановые операции автоматически. Для этого надо, чтобы совпадали сумма, дата (+/-3 дня) и контрагент.

Если вы запланировали платеж, а контрагент задерживает оплату, просто поменяйте дату операции. Или же удалите вовсе.

Платежный календарь

Можно отобразить денежный поток в виде платежного календаря. Нажмите на вкладку «Календарь» в разделе деньги:

Теперь вы видите сумму приходов и расходов по дням и можете посмотреть какие операции запланированы на конкретную дату, кликнув в ячейку: