Управленческий учет и как он поможет навести порядок
в бизнесе

Вы руководите компанией. Ваша работа — принимать решения. Чтобы принимать решения, нужна информация.

Допустим, вы собираетесь хранить товар на складе. Вы рассматриваете покупку или аренду. Чтобы принять решение, требуется выяснить:

• сколько стоит купить и арендовать склад;
• как стоимость отразится на маржинальности;
• какие плюсы и минусы у каждого варианта;
• есть ли деньги на склад; чьи это деньги; можно ли их потратить; если нет, то где взять; если в банке, то сможем ли мы выплачивать кредит;
• как покупка или аренда отобьются в долгосрочной и краткосрочной перспективе;

• и далее в том же духе.

Чтобы принять это решение, нужно много чего знать о бизнесе. Эта информация и есть управленческая отчетность.

Управленческая отчетность — это информация в свободной форме, с помощью которой руководитель принимает значимые решения.

Если пригласить вашего бухгалтера, он вряд ли даст ответ на эти вопросы. На его плечах учет той части вашего бизнеса, с которой вы платите налоги.
Бухгалтер — ваш налоговый агент. Управленческий учет — это не к нему.
Продажника тоже бесполезно звать: он занимается продажами, а не учетом. Проектные менеджеры тоже не ведут. И далее по табелю: никто в вашей компании по умолчанию не занимается управленческим учетом. В России управленческий учет нужно выстраивать с нуля. К счастью, что и как выстраивать, давно придумано.

В общем виде управленческий учет состоит из трех отчетов:
Отчет о прибылях и убытках
Отчет о движении денежных средств
Балансовый отчет

Помимо этих трех могут быть другие, которые характерны именно для вашей отрасли: например, отчет о патентной работе конкурентов или отчет о производственном цикле. Но эти три будут всегда.

Отчеты составляются в свободной форме — чаще всего, в эксельке.
Общего шаблона не существует, потому что в каждой компании своя кухня.
За сбор данных для каждого из отчетов будет отвечать определенный отдел: бухгалтерия, менеджеры, руководители отделов и другие.
Позже поговорим, кто конкретно.

1. Отчет о прибылях и убытках
Также его называют P&L — Profit & Loss. Это отчет о ваших обязательствах. В Финологе отчет находится в разделе Отчеты > Отчет о прибылях и убытках (P&L):

P&L учитывает, что должны вы и что должны вам. Причем не только в деньгах, но и в других вещах, которые эквивалентны деньгам: товарах, человеческих ресурсах, времени и услугах.

Зачем? Чтобы понимать, генерирует ли компания прибыль, вне зависимости от состояния на счетах; чтобы не облажаться с исполнением обязательств; чтобы добиться от других исполнения их обязательств.

Например, веб-студия делает сайты за 1 000 000 рублей и 3 месяца. Предоплата 20%. Зарплата сотрудников за это время — 300 000 рублей, плюс у компании постоянные расходы 100 000.

В момент подписания договора возникают обязательства, которые имеют значение:
у студии — сделать сайт в срок;
у клиента — оплатить 200 000 рублей.

Когда клиент примет работу и подпишет акт, у него появится обязательство оплатить оставшиеся 800 000 рублей.

У студии постоянные обязательства перед сотрудниками: выплачивать зарплату и содержать офис.

Все эти обязательства надо учесть, причем как за текущий период, так и за все периоды, на которые распространяются обязательства. В примере с веб-студией при подписании договора нужно было учесть предоплату, все постоянные расходы и потенциальную постоплату.

Что если не учитывать. В лучшем случае на вас внезапно свалится 800 000 рублей, на которые вы не рассчитывали. В худшем случае вы получите предоплату 200 000 рублей, из которых 400 000 нужно будет внезапно отдать на зарплату, и что делать дальше — неизвестно.

Отчет о прибылях и убытках — это отчет о текущих и будущих обязательствах

Также его называют Cashflow — кэшфло. Это отчет о поступлении и выбытии денег. Как выписка с лицевого счета, только сложнее.

Что учитывает. Организованный кэшфло показывает движение денег по каждому направлению деятельности и дает детализацию тех денег, которые не видны в банковской выписке: например, если вы рассчитываетесь с кем-то наличкой, которую покупаете за безнал.

Зачем. Чтобы видеть потенциальные кассовые разрывы и понимать, как на самом деле работает каждое отдельное направление компании.

Например, у Ивана бизнес: продажа и аренда фототехники. Кажется, что компания прибыльная, но надо рассчитать.

Иван строит отчет и разделяет денежный поток по продаже и по аренде.

Выясняется, что бизнес по продаже убыточный, так как товар долго лежит на складе. А вот арендный бизнес генерирует достаточно прибыли, чтобы перекрывать убытки от торгового. И в сумме вся организация выглядит прибыльной.

Иван закрывает убыточное торговое направление. Прибыль заметно повышается.

Все прибыли и убытки на графиках — накопленным итогом, то есть суммируются каждый период с предыдущим периодом.

Кстати, то же самое Иван мог бы узнать, если бы сделал P&L по направлениям бизнеса. Но ему было трудно это сделать, потому что часть постоянных расходов у него была в наличных, а наличка была неучтенная.

И еще. Денежный поток можно делить не только по направлениям деятельности, но и по типам деятельности, что это будет означать:

• операционная — деньги, которые связаны с ежедневной деятельностью компании;
• инвестиционная — связанная с инвестпроектами: новый сайт, строительство, закупка основных средств и т. д.;
• финансовая — кредитование, займы и т. д.

Если бы, например, Иван параллельно делал ремонт в новом пункте аренды (инвестиционные расходы), он должен был бы учитывать этот расход отдельно от доходов и расходов от арендного бизнеса (операционных). Если бы он посчитал все вместе, то арендный бизнес мог бы показаться убыточным.

Что если не учитывать. В лучшем случае — у вас будет менее прибыльный бизнес. В худшем — кассовый разрыв, долги, банкротство.

Важно. Отчет о движении денежных средств незаменим для предупреждения кассовых разрывов. Вы видите заранее, что через такое-то время у вас кончатся деньги на операционную деятельность и нужно будет закрытие этой проблемы. Нужно принимать меры: брать кредит, высвобождать замороженные где-то деньги или находить новые источники выручки. На все это нужно время, поэтому знать об этой проблеме лучше заранее.

Отчет о движении необходим для предотвращения кассовых разрывов

Что учитывает. Баланс показывает, что у компании есть на какой-то период:

• станки, сырье, имущество, недвижимость,
• товар,
• технологии, патенты,
• обязательства и др.

Зачем. Чтобы собственник в конце года мог ответить на вопрос «Где мои деньги?». А еще чтобы выявить нерациональное расходование ресурсов, воровство и неправильные стратегические решения руководства.

Например, у собственника по P&L в этом году прибыль. Он приходит к гендиректору и говорит: «Проводи дивиденды». «А дивидендов не будет», — говорит гендиректор, — «у нас денег нет».

Тут выясняется, что прибыль частично потрачена на закупку новых станков, частично лежит в отсрочке клиентам, частично — в виде товара на складе. Прибыль вроде есть, но на самом деле ее нет, платить нечем.

Баланс очень полезен в динамике: смотреть, как изменилось состояние компании с прошлого года или квартала. Баланс показывает, например, что из-за решений руководства заметно выросла дебиторка.

Если не считать баланс, то прибыльная компания может просто оказаться без денег, а недобросовестные сотрудники начнут подворовывать.

Балансовый отчет — это ответ на вопрос «Где мои деньги?»Чтобы вести отчет в Финологе, нужно:

1. Вести учёт денег в Финологе.
   
2. Вести учёт обязательств с помощью заказов или по упрощенной схеме.
   
3. Вносить основные средства и амортизацию.
   
4. Вносить займы.