Настройка платежного календаря в 1С для компании: подробный гайд

Разберемся для чего вообще нужен платежный календарь бизнесу, как он работает в 1С и каким образом там можно планировать платежи. Дадим много инструкций и лайфхаков по созданию и настройке платежного календаря в 1С с нуля. В конце статьи вас ждут советы от финологов по оптимизации этого календаря для малого, среднего и крупного бизнеса.

Для любого предприятия учет денежных средств и создание платежного календаря является основой бизнеса. Ведь важно знать, сколько денег поступит в компанию и когда. Неучтенные платежи приводят к задержке оплаты поставщикам, штрафным санкциям от налоговой или ужесточениям условий выплат по кредитам.


Платежный календарь помогает понимать, какие финансовые обязательства есть на данный момент и какие ожидаются в будущем. Это позволяет точно планировать свои расходы и не нарваться на кассовый разрыв.Не будем пугать, но календарь поможет избежать многих проблем на предприятии. Например, пропуска платежей или исполнение их с опозданием, неправильная коммуникация с контрагентами или проблемы с налоговыми проверками.

Платежный календарь (ПК) – инструмент учета и планирования платежей по датам на ежедневной основе. В 1С платежный календарь представляет собой модуль, который интегрируется с другими модулями программы.

Инструкция для планирования платежей в программе 1С:

1. Откройте программу 1С и выберите соответствующую базу данных.
   
2. Перейдите в модуль "Платежный календарь" в разделе "Документы".
   
3. Создайте новый документ, нажав кнопку "Создать".
   
4. Введите данные о платеже, такие как дату оплаты, контрагента, сумму и прочие сведения, в поля документа.
   
5. Сохраните документ и закройте его.
   
6. Проверьте свой календарь в разделе "Платежный календарь" и убедитесь, что платеж там отражен, а также в форме расчетов.
   

В 1С также есть возможность автоматической оплаты документов. Это удобно для регулярных операций с денежными средствами, таких как арендная плата или оплата услуг связи.
В 1С можно следить за выплатами, кассовым разрывом и контролировать текущие задолженности. Вся информация о долгах отображается в модуле "Кассовая книга", который интегрирован с платежными календарями.

Инструкция для создания и настройки платежного календаря в 1С:
Создайте папку для платежного календаря в разделе "Конфигурация".
Создайте регистр "Платежный календарь", где будет информация о всех платежах и задолженностях по датам.
Создайте форму "Платежный календарь", которая будет представлять собой пользовательский интерфейс для внесения платежных операций.
Настройте соответствующие права доступа к формам и регистрам в конфигурации программы.
После создания и первых настроек в календаре — можно начинать с ним работать в 1С:
Создайте платежный документ, указав дату, сумму, номер счета и контрагента.
Добавьте платежный документ в календарь, указав дату выполнения платежа.
Отслеживайте формирование платежа через автоматический контроль.

При настройке платежного календаря в 1С задайте основные параметры:
Настройка прав доступа для пользователей и групп пользователей к формам и регистрам платежного календаря.
Настройка выдачи уведомлений пользователю о сроках выполнения платежа.
Настройка автоматической оплаты документов по заданным правилам.

Для привязки счетов и контрагентов для платежей в программе 1С:
Создайте справочники счетов и контрагентов в разделе "Конфигурация".
В платежном документе выберите нужный счет и контрагента, указав их номер и наименование.
Свяжите документ с нужным счетом и контрагентом через регистры учета.
Прикрепите документ к нужному контрагенту в соответствующих регистрах ведения учета.

1С позволяет проводить учет и планирование денежных средств, создавать платежные поручения, проводить кассовые операции и работать с банковскими счетами.

Как создать платежное поручение и отследить его исполнение:
Откройте программу 1С и выберите соответствующую базу данных.
Добавьте новый документ "Платежное поручение" и заполните нужные поля, включая номер, дату, сумму, назначение платежа, счёт контрагента и т.д.
Сохраните документ.
При помощи платежного календаря в программе 1С можно отслеживать план выполнения платежных поручений и контролировать исполнение задолженностей. НО. Если поставщик не выполняет свои обязательства, советуем переходить к нашему плану:
Связаться с поставщиком и выяснить причину задержек денежных средств.
Отправить письменную претензию поставщику с требованием выплатить задолженность в установленные сроки.
В случае отказа поставщика провести оценку ситуации — советуем обратиться к арбитражному суду или другим правоохранительным органам.

Какие отчеты и статистика выгружаются при помощи 1С с платежного календаря:
Отчет по задолженностям и платежам — отслеживает выполнение платежных поручений и контролирует исполнение задолженностей.
Отчет по оборотам по счетам — контролирует поступления и расходы.
Статистика по кассовым операциям — отслеживает динамику кассовых операций и контролирует выручку организации.
Реестр проводок — контролирует все проведенные финансовые операции.
Отчет по суммам задолженностей и платежей по контрагентам — контролирует план выплат и задолженности перед контрагентами.

Первые шаги в работе с платежным календарем в 1С: базовые команды программы
Для начала откройте программу 1С и выберите нужную базы данных → перейдите в раздел учета и планирования платежей и выберите платежный календарь → добавьте новый платеж в календарь, заполните все необходимые поля с информации об организации → установите дату платежа и контроль исполнения → отслеживайте исполнение платежа по его номеру и сверяйтесь с банковским выписками.

Краткое описание главных функций 1С, связанных с учетом платежей
Платежные календари, где можно отслеживать все платежи, их сроки исполнения, суммы и описания.
Контрагенты — список всех контрагентов, включая их реквизиты, баланс и задолженности.
Счета — учет банковских и кассовых операций, баланс по счетам и контроль за правильностью их проведения.
Справочники — настройка списков форм, реквизитов и других элементов учетной системы.
Отчеты и аналитика — обзоры ключевых показателей работы компании, например, по доходам, расходам, задолженностям, по контрагентам и т.д.

Чтобы применить инструменты платежного календаря в реальной работе, нужно:
Создать список всех платежей с указанием сроков их исполнения.
Контролировать остатки по счетам, балансы контрагентов и задолженности.
Отслеживать все поступления и расходы в документах учета.
Выгружать отчеты и аналитику по доходам, расходам, задолженностям и контрагентам.
Проводить мониторинг коммерческих сделок, отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность и состояние финансовой деятельности компании в целом.

Собрали 5 главных советов от финологов по оптимизации работы с платежным календарем в 1С для организаций всех размеров:
Совет №1: Ведите учет по мере потребности и привыкните своевременно вносить данные в учетные документы.
Совет №2: Контролируйте исполнение платежей и планируйте их заранее.
Совет №3: Автоматизируйте учет, чтобы сократить время, затрачиваемое на обслуживание и снизить количество ошибок.
Совет №4: Следите за сроками исполнения платежей и контролируйте своевременность зачисления поступлений.
Совет №5: Воспользуйтесь всеми возможностями отчетности и аналитики, чтобы оценить эффективность управления финансами и принимать правильные бизнес-решения.