Выручка, расходы, отсрочки — все это замечательно. Но помимо всего этого великолепия у компании есть операционная рутина:
- постоянно кому-то платить;
- кого-то дергать;
- кому-то отправлять что-то каждый день.
А тут эти огромные таблицы с планами… Непонятно, заходить что ли и руками менять каждый день таблицы по факту?
Круто иметь такой инструмент попроще, на каждый день. Чтобы открыл, и все понятно, что кому, куда. Есть такой, называется платежный календарь. И именно он помогает бороться с кассовыми разрывами.
Ниже простой вариант платежного календаря в экселе. Ведется он еженедельно и в нем сразу все.
Можете вести платежный календарь на ежедневной основе, а также отдельно для проектов и отделов. И опять же: разделение на нал и безнал — необязательно. Это просто пример. Помните, мы про будущее до сих пор говорим? Поэтому в платежном календаре указываем плановые значения. Вы же заранее знаете цифры, исходя из актов, договоров, отсрочек. Вот и пишите суммы сюда под нужной датой.
С цифрами в платежном календаре разобрались, теперь про процесс. В примере про поставку молока оплачиваем в 2 части. На первой неделе оставляем предоплату. Нам отгружают молоко и только после этого мы доплачиваем остальные деньги. При этом весь путь получения молока (предоплата — отгрузки — постоплата) займут 3 недели. Но только с помощью цифр нельзя показать процесс. А хотелось бы. Отметим эти 3 недели зеленым цветом. Теперь понятно, что это одна поставка молока.
Такая штука с цветом называется диаграмма Ганта. Помните: цвет = один процесс. Пробежимся и добавим цвет по каждой статье. Сравните пример ниже с первой таблицей. Стало ли проще визуально оценивать ситуацию?
Диаграмму Ганта можно строить не только по поставками. В нашем примере эксперт — технолог работает 3 недели по постоплате. Он начинает работать 13 августа, а показывает результат 27. После этого получает 100 000 рублей. Тот самый процесс, который мы и отметили.
В платежном календаре выделяем цветом цикл сделки.
Как строить платежный календарь с нуля
Все просто:
- Выбираем период (лучше делать по дням);
- Платежи и поступления разбиваем на статьи. Платежи по кредиту или выдачу дивидендов тоже учитываем в календаре отдельной статьей;
- Вносим плановые цифры;
- Добавляем красок (диаграмма Ганта).
Считаем сальдо (приход – расход) и накопленный итог. Если накопленный итог покажет минус, значит в этом периоде случится кассовый разрыв.
