Главная задача предпринимателя — принимать решения, которые будут развивать бизнес. Для этого нужно грамотно вести управленческий учет, реально смотреть на цифры и понимать, что происходит в компании.

Управленческий учет — не страшные таблицы, а работающий инструмент, без которого рано или поздно все развалится.

Разберем пример

Вы занимаетесь перевозками. К вам приходит компания с офисом или производством за городом и просит возить сотрудников два раза в день в одно время. Вы идеальны и пунктуальны. Скоро эта новость разлетелась по сарафанному радио. Повалили новые заказы. Ваших сотрудников и машин не хватает, чтобы обработать новых клиентов. Что делать?

Есть два варианта:

  • работать с подрядом;
  • брать автомобили в лизинг, а водителей в штат.

Чтобы принять решение, надо выяснить:

  1. сколько стоит подрядчик и как работает;
  2. как стоимость подряда повлияет на маржинальность;
  3. какой банк дает самые крутые условия и дает ли вообще;
  4. хватит ли денег платить за лизинг каждый месяц;
  5. плюсы и минусы обоих вариантов;
  6. как сделать, чтобы клиенты не ушли, а ты не остался с кредитами.

Выписать все на листочек в столбик и взять выписку по расчетному счету для решения — недостаточно. Понадобится учет прошлого и настоящего, чтобы сделать реальный прогноз.

Три отчета управленческого учета для предпринимателя

Управленческий учет стоит на трех китах:

  • отчет о прибылях и убытках;
  • отчет о движении денежных средств;
  • баланс.

Внутри компании пусть существует миллион организационных таблиц с мотивацией, закупкой, расписанием, чем угодно. Но три основных отчета должны быть в каждом бизнесе.

Необязательно сидеть день и ночь в экселе и заполнять все самому. Назначьте ответственных за каждый кусок, но проверяйте. Все взаимосвязано: если ошибется кто-то один, неправильным будет весь результат.

Основные моменты

Сложно найти время и мотивацию для того, что не понимаешь. Вкратце разберем, зачем нужен каждый отчет, и какой результат он дает.

Отчет о прибылях и убытках или PnL


Зачем?

Увидеть текущие и будущие обязательства.



Какой результат?

Прибыль и рентабельность.


Отчет о движении денежных средств или Cashflow


Зачем?

Понять, сколько пришло и ушло денег компании.



Какой результат?

Остаток на счетах и кассе, кассовые разрывы в будущем.


Баланс

Зачем?

Понять, где деньги.

Логичный вопрос — зачем строить отчеты и вести управленческий учет, если итак все нормально?

Разберем простой пример.

Простая задача

В феврале Витя сдал три проекта, каждый из которых стоил 100 тысяч. На каждый проект ушло два месяца работы. Потом Витя взял еще два проекта с таким же чеком.

Работает с клиентами Витя по 50% предоплате, проект делают подрядчики, которым после выполнения проекта платят 20% от стоимости.

Остальные расходы опустим, чтобы не грузить лишней информацией. Важно, что в начале февраля у Вити было 200 тысяч рублей.

Теперь посчитаем прибыль (это PnL) и деньги (это cashflow).

Получается, прибыль Вити за февраль — 240 тысяч, но денег он получил 510 тысяч.

Прибыль = 300 - 300*0,2 = 240 тысяч

Как получили?

В выручку записываем деньги за проекты, которые клиенты получили и приняли. Мы выполнили обязательство, то есть работу, и признаем оплату выручкой.

В PnL действует принцип соответствия — если есть выручка, должны и расходы появиться.

Учитываем расходы на подрядчиков.

Деньги = 300*0,5 + 200*0,5 - 300*0,2 + 200 = 510 тысяч

Как получили?

В деньгах мы фиксируем поступления и выбытия денег из компании. Витя получил постоплату за старые проекты и предоплату за новые, отдал деньги подрядчикам. Кроме этого, у него на счете на начало февраля лежали 200 тысяч. Прибавляем их, чтобы посчитать деньги на конец февраля.

Это очень простой пример, но уже видно, что прибыль и деньги — разные суммы. А в работающем бизнесе учитывать нужно много всего: отсрочки поставщикам, кредиты и дивиденды, закупки мебели и чего угодно, зарплаты сотрудников. А главное — надо ничего не забыть!

Подведем итог

Управленческий учет очень важен для компании. В бизнесе рулят три отчета: PnL, Cashflow и Баланс. У каждого своя функция. Объем информации огромный. В уме прикинуть не получится — надо строить отчеты и считать. Можно и нужно назначить ответственных за каждый кусок. А самому уже проверять, смотреть на результат и принимать решение.

Прибыль отличается от денег — это надо помнить. Потому что прибыль — по обязательствам, а деньги — по факту.

Берегите финансы! Ваш Финолог.