Главная задача предпринимателя — принимать решения, которые будут развивать бизнес. Для этого нужно грамотно вести управленческий учет, реально смотреть на цифры и понимать, что происходит в компании.
Управленческий учет — не страшные таблицы, а работающий инструмент, без которого рано или поздно все развалится.
Разберем пример
Вы занимаетесь перевозками. К вам приходит компания с офисом или производством за городом и просит возить сотрудников два раза в день в одно время. Вы идеальны и пунктуальны. Скоро эта новость разлетелась по сарафанному радио. Повалили новые заказы. Ваших сотрудников и машин не хватает, чтобы обработать новых клиентов. Что делать?
Есть два варианта:
- работать с подрядом;
- брать автомобили в лизинг, а водителей в штат.
Чтобы принять решение, надо выяснить:
- сколько стоит подрядчик и как работает;
- как стоимость подряда повлияет на маржинальность;
- какой банк дает самые крутые условия и дает ли вообще;
- хватит ли денег платить за лизинг каждый месяц;
- плюсы и минусы обоих вариантов;
- как сделать, чтобы клиенты не ушли, а ты не остался с кредитами.
Выписать все на листочек в столбик и взять выписку по расчетному счету для решения — недостаточно. Понадобится учет прошлого и настоящего, чтобы сделать реальный прогноз.
Три отчета управленческого учета для предпринимателя
Управленческий учет стоит на трех китах:
- отчет о прибылях и убытках;
- отчет о движении денежных средств;
- баланс.
Внутри компании пусть существует миллион организационных таблиц с мотивацией, закупкой, расписанием, чем угодно. Но три основных отчета должны быть в каждом бизнесе.
Необязательно сидеть день и ночь в экселе и заполнять все самому. Назначьте ответственных за каждый кусок, но проверяйте. Все взаимосвязано: если ошибется кто-то один, неправильным будет весь результат.
Основные моменты
Сложно найти время и мотивацию для того, что не понимаешь. Вкратце разберем, зачем нужен каждый отчет, и какой результат он дает.
Отчет о прибылях и убытках или PnL
Отчет о движении денежных средств или Cashflow
Баланс
Логичный вопрос — зачем строить отчеты и вести управленческий учет, если итак все нормально?
Разберем простой пример.
Простая задача
В феврале Витя сдал три проекта, каждый из которых стоил 100 тысяч. На каждый проект ушло два месяца работы. Потом Витя взял еще два проекта с таким же чеком.
Работает с клиентами Витя по 50% предоплате, проект делают подрядчики, которым после выполнения проекта платят 20% от стоимости.
Остальные расходы опустим, чтобы не грузить лишней информацией. Важно, что в начале февраля у Вити было 200 тысяч рублей.
Теперь посчитаем прибыль (это PnL) и деньги (это cashflow).
Получается, прибыль Вити за февраль — 240 тысяч, но денег он получил 510 тысяч.
Прибыль = 300 - 300*0,2 = 240 тысяч
Как получили?
В выручку записываем деньги за проекты, которые клиенты получили и приняли. Мы выполнили обязательство, то есть работу, и признаем оплату выручкой.
В PnL действует принцип соответствия — если есть выручка, должны и расходы появиться.
Учитываем расходы на подрядчиков.
Деньги = 300*0,5 + 200*0,5 - 300*0,2 + 200 = 510 тысяч
Как получили?
В деньгах мы фиксируем поступления и выбытия денег из компании. Витя получил постоплату за старые проекты и предоплату за новые, отдал деньги подрядчикам. Кроме этого, у него на счете на начало февраля лежали 200 тысяч. Прибавляем их, чтобы посчитать деньги на конец февраля.
Это очень простой пример, но уже видно, что прибыль и деньги — разные суммы. А в работающем бизнесе учитывать нужно много всего: отсрочки поставщикам, кредиты и дивиденды, закупки мебели и чего угодно, зарплаты сотрудников. А главное — надо ничего не забыть!
Подведем итог
Управленческий учет очень важен для компании. В бизнесе рулят три отчета: PnL, Cashflow и Баланс. У каждого своя функция. Объем информации огромный. В уме прикинуть не получится — надо строить отчеты и считать. Можно и нужно назначить ответственных за каждый кусок. А самому уже проверять, смотреть на результат и принимать решение.
Прибыль отличается от денег — это надо помнить. Потому что прибыль — по обязательствам, а деньги — по факту.
